La firma digitale: che grande invenzione! Permette di firmare file di qualunque formato senza doverli stampare, firmare, mandarli al destinatario….
Basta ritardi, basta contratti che non si trovano più, basta il terno al lotto del corriere che smarrisce plichi di documenti importanti, addio a metri e metri quadrati di archivi cartacei….
Ormai avere a che fare con file firmati digitalmente fa parte del quotidiano lavoro in qualunque ufficio.
Eppure, a volte quando ti trovi davanti all’ennesimo documento da sottoporre a firma digitale puoi avere delle perplessità.
Tipi di firma digitale: p7m e pdf
“Ma devo utilizzare la firma CAdES o la firma PAdES?” ti sarai chiesto prima di procedere a firmare digitalmente un file.
Intanto chiariamo cosa siano queste due strane sigle.
CAdES è l’acronoimo di “CMS Advanced Electronic Signatures“.
PAdES è l’acronimo di “PDF Advanced Electronic Signatures“.
Quindi quando ti viene chiesto di apporre una firma digitale p7m, sappi che devi seguire la modalità CAdES.
In questo modo, il documento di partenza sarà trasformato in un file con estensione *.p7m.
Nel caso di una firma PAdES, invece, il file di partenza e il file firmato digitalmente avranno la stessa estensione: *.pdf.
Se ti stai domandando se sia meglio un documento firmato digitalmente in p7m o una firma in pdf, è bene sapere che fortunatamente a livello legislativo non ci sono differenze.
Anzi, la Cassazione nel 2018 ha stabilito che “le firme digitali di tipo CAdES e di tipo PAdES, sono entrambe ammesse ed equivalenti, sia pure con le differenti estensioni .p7m e .pdf”
Quali documenti puoi firmare con la firma p7m?
QUindi, se sei di fronte alla scelta di firmare in p7m o in pdf, la risposta te la può dare il tipo di documento di partenza.
Infatti, la tecnologia CAdES, al contrario della modalità PAdES, permette di sottoporre qualunque tipologia di file alla firma digitale in formato p7m: dal foglio di calcolo all’immagine!
Questo è uno dei motivi per cui la firma p7m è così utilizzata.
Come posso essere sicuro che la firma del documento che mi hanno appena inviato sia valida?
Se hai a che fare in ufficio con collaboratori o colleghi recalcitranti al mondo digitale, ti avranno sicuramente fatto la domanda ”ma come faccio a essere sicuro che questa roba qui, questo file p7m, vada bene?”
Ora, sono sicuro che avrai risposto centinaia di volte che un documento informatico firmato digitalmente, sia in formato p7m sia in formato pdf fa, come dice il legislatore “piena prova fino a querela di falso”.
Diciamo la verità, non li hai convinti per niente.
Continueranno a stampare imperterriti i documenti firmati digitalmente e a insultarti a denti stretti perché non c’è la loro amata firma olografica.
In realtà, in parte, possono aver ragione.
Se per un documento firmato in PAdES basta l’applicazione pdf che qualunque computer ha sicuramente già installato, per verificare un file firmato in p7m occorre utilizzare appositi software di lettura di firma digitale.
In pratica, quando ti arriva un file firmato digitalmente, devi controllare la validità della firma p7m aprendo il documento informatico con il software di firma digitale già in tuo possesso.
Se invece a controllare la firma è un collega che non ha accesso alla firma digitale, puoi suggerire uno dei tanti software gratuiti messi a disposizione: ad esempio, Dike, il software di verifica di Infocert.
Come firmare in p7m?
Se ti stai chiedendo come spiegare al giovane stagista cosa è la firma digitale e come firmare un documento in p7m, fidati… è più facile mostrarlo che dirlo a parole.
Se invece preferisci comunque una procedura, eccola!
- assicurati di avere a disposizione la chiavetta usb di firma digitale e il pin;
- assicurati di aver installato nel tuo computer il software di firma digitale del tuo fornitore;
- inserisci la chiavetta Usb;
- apri il software di firma;
- scegli la tipologia di firma CAdES;
- ricerca il file da firmare;
- clicca su firma;
- inserisci il pin;
- scegli dove salvare il nuovo documento.
Fatto!
Per la firma in p7m da remoto, come sai, la procedura è un pochino diversa.
E’ possibile stampare un documento firmato p7m?
Intanto ti ricordo una cosa, che sicuramente tu sai, ma che i tuoi colleghi sembrano ancora ignorare: la stampa di un documento digitale firmato digitalmente è carta straccia … e questo indipendentemente dall’estensione *.p7m o *.pdf.
Se invece ti serve una copia ad uso interno, ad esempio per controllare o leggere più accuratamente il nuovo contratto del fornitore o la lettera di intenti del tuo cliente, ti basterà attivare la funzione di stampa direttamente dal software di verifica di firma.
Naturalmente, nella tua azienda avrai un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge dove inserire tutti i tuoi documenti informatici firmati digitamente e non, in modo che continuino ad essere validi a tutti gli effetti, anche legali.
Se hai dubbi su come utilizzare al meglio la firma digitale, sull’estensione da usare, sulla sua validità e sulla sua conservazione, contatta Savino Solution per avere una consulenza sulla tua situazione e trovare la soluzione a te più adeguata.